Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?

Le logiciel de gestion de projet est un logiciel qui aide les gestionnaires de projet (GP) et les équipes à collaborer et à atteindre leurs objectifs à temps tout en gérant les ressources et les coûts. Les fonctions peuvent inclure la répartition des tâches, le suivi du temps, la budgétisation, la planification des ressources, la collaboration en équipe et bien d’autres choses encore.

Les logiciels de gestion de projet sont également appelés logiciels de gestion de tâches ou de gestion de portefeuille de projets (PPM).

La gestion de projets est devenue de plus en plus complexe au cours de la dernière décennie. En raison de cette complexité, les grands projets – en particulier les projets de technologie de l’information – se terminent souvent après la date d’échéance, dépassent le budget prévu et ont un rendement du capital investi inférieur aux prévisions.

Les professionnels des affaires comptent souvent sur les systèmes de gestion de projet pour les aider à superviser des projets multiples. De même, les entreprises d’aujourd’hui peuvent plus facilement atténuer les risques en identifiant les aspects défaillants d’un projet à l’aide d’un logiciel de suivi du temps qui prévoit les dates d’achèvement pour chaque phase du projet.

Si vous recherchez un type spécifique d’outil de gestion de projet, visitez nos autres catégories de gestion de projet pour des aperçus de produits, des revues et pour obtenir des recommandations :

Dans ce guide, nous fournirons une comparaison complète des systèmes de gestion de projet basée sur des caractéristiques communes, et nous discuterons de la façon dont elle peut aider votre entreprise à acquérir un avantage concurrentiel.

Market Leader Breakdown

Meilleur logiciel de gestion de projet 2019

NomStyleÉvaluationPrixApp MobileFree Trial
TrelloAgile4/5FaibleOuiOui
BasecampGénéral4.5/5MoyenneOuiOui
AsanaGénéral4.2/5FaibleOuiOui
CA ClarityEntreprise3.7/5MoyenneN/ANon
Atlassian JIRAAgile4.2/5MoyenneOuiOui
Microsoft ProjectEntreprise4/5ÉlevéeOuiNon
HuddleGénéral4.3/5ÉlevéeOuiOui
PodioGénéral4.1/5FaibleOuiOui
LiquidPlannerAgile4.4/5MoyenneOuiOui
WrikeEntreprise4.4/5MoyenneOuiOui

Outils et caractéristiques communs

Le terme ” logiciel de gestion de projet ” s’applique à une gamme de plates-formes, chacune avec un mélange légèrement différent de fonctionnalités. Il est essentiel que le logiciel que vous sélectionnez facilite la gestion de vos projets et n’ajoute pas une complexité inutile. La transition doit être aussi harmonieuse que possible. Examinons les quatre grands piliers de la gestion de projet et les outils couramment disponibles sur le marché.

1. Planification

Pour planifier un projet, il faut d’abord trouver les membres de l’équipe qui possèdent les compétences nécessaires et estimer la quantité de ressources dont un projet aura besoin. De plus, il est très avantageux pour les gestionnaires et leurs entreprises de pouvoir utiliser les données historiques des projets antérieurs pour prévoir une date d’achèvement, estimer le rendement du capital investi et calculer les ressources nécessaires.

Ordonnancement

La planification des dates d’achèvement de toutes les pièces mobiles d’un grand projet aide les gestionnaires à établir un calendrier plus précis. La plupart de ces logiciels incluent des alertes automatiques lorsque les dates d’échéance approchent ou lorsqu’une tâche n’est pas terminée à temps. Des interfaces plus robustes comprennent des rapports automatiques qui détaillent le degré d’avancement d’un projet, en fonction du nombre de sous-tâches et d’objectifs qui ont été réalisés.

La visualisation de la chronologie est de plus en plus populaire dans les industries moins techniques, l’approche kanban en étant un exemple frappant. Le logiciel de suivi de projet Kanban est dérivé d’une méthodologie japonaise de la chaîne d’approvisionnement appelée ” lean production “. Le Kanban vous permet de visualiser des tâches ou des projets à l’aide de cartes sur une ligne droite ou un entonnoir vertical, qui représente la ligne de production. Cela permet aux utilisateurs de voir leur travail et de déplacer leurs tâches comme s’ils étaient sur un tableau d’affichage ou un tableau blanc. La capture d’écran ci-dessous est un exemple d’interface Kanban, du logiciel PM Kanbanize.

Prévisions

La prévision implique généralement l’extrapolation à partir des données des projets précédents et peut être essentielle pour calculer le retour sur investissement d’un projet avant que les ressources importantes n’aient été investies. Les prévisions tiennent compte du temps consacré à chaque tâche ainsi que des ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche en fonction des contraintes budgétaires et des objectifs de revenus de l’organisation. Ces types d’outils peuvent également vous aider à prévoir les risques et les limites potentiels.

Affectation des ressources

Tout comme la prévision, les outils d’affectation des ressources aident les gestionnaires de projet à visualiser les secteurs où leur entreprise investit du temps, de l’énergie et du matériel. Pouvoir visualiser rapidement les ressources dédiées à un projet et les modifier à la volée est un outil précieux tant pour la planification des projets que pour leur mise en œuvre pendant toute la durée du projet. Bien que la saisie et la mise en place d’un inventaire détaillé des ressources de l’entreprise (et des ressources humaines) puissent prendre beaucoup de temps, elle permet aux chefs de projet d’anticiper les goulots d’étranglement et d’allouer les ressources de manière proactive.

2. Suivi et gestion

Même les plans les mieux conçus seront perturbés tout au long du cycle de vie du projet. Le meilleur logiciel de gestion de projet fournit la granularité et la surveillance nécessaires pour maintenir les projets efficaces et sur la bonne voie.

Suivi du temps

Comme son nom l’indique, le logiciel de suivi du temps permet de suivre le temps que chaque collaborateur du projet consacre aux tâches qui lui sont assignées. En plus de simplement mesurer la productivité, le logiciel de suivi du temps permet également de constituer des archives de données précieuses qui peuvent aider les entreprises à prévoir les dates d’achèvement de tâches ou de projets similaires dans l’avenir. Le suivi du temps est particulièrement utile pour gérer une équipe d’employés à distance ou à temps partiel. L’image ci-dessous montre l’interface de suivi du temps de Wrike.

Gestion des tâches

La gestion des tâches fait référence à l’attribution de différentes responsabilités aux différents membres de l’équipe de projet. Le fait de pouvoir déterminer rapidement qui a contribué à quelle partie du projet permet aux gestionnaires de mieux cerner les goulots d’étranglement et de suivre l’évolution du projet.

Bien que le concept de gestion des tâches soit simple, le logiciel peut en fait être assez robuste. Dans le cas de grands projets complexes qui couvrent différents départements, les tâches sont très souvent interconnectées ou dépendantes. Certaines plates-formes logicielles adaptées à ces types d’entreprises offriront la possibilité d’attribuer des dépendances aux tâches, ce qui aidera les gestionnaires à déterminer où se produit une baisse de productivité et à affecter les ressources nécessaires pour résoudre le problème. Les dépendances des tâches sont souvent représentées par des diagrammes de Gantt, comme celui qui suit :

D’autres caractéristiques communes de la gestion des tâches incluent les notes et les balises. L’ajout de notes à une tâche permet de suivre les modifications spécifiques apportées au projet ou de fournir des références pour la stratégie associée à chaque tâche. L’ajout de balises aux tâches les rend plus faciles à filtrer et à trouver grâce à la fonctionnalité de recherche native du logiciel PM.

Paramètres d’autorisation

Les paramètres d’autorisation permettent à un GP de décider qui peut afficher, modifier ou changer des tâches ou des sections du logiciel. Un élément clé de la gestion efficace d’un projet réside dans la vérification de l’accès de chaque utilisateur sur la plate-forme. Le comptage judicieux des autorisations permet également aux gestionnaires de projet d’éviter d’avoir à retracer les sources de modifications non autorisées apportées à des tâches ou à des phases entières du projet.

Budgétisation et suivi des dépenses

Bien que les logiciels qui budgétisent les projets, et les entreprises en général, existent en versions autonomes, certaines plates-formes de gestion de projets incluent des fonctions de budgétisation ainsi que le suivi des dépenses. Bien que les logiciels de budgétisation soient assez explicites, les logiciels de suivi des dépenses et des projets peuvent fournir aux GP l’avantage supplémentaire de savoir comment les membres de l’équipe accumulent les dépenses tout au long de la durée du projet. Tout comme le suivi du temps, le suivi des dépenses fournit des données précieuses qui peuvent être utilisées pour prévoir les coûts futurs des projets.

Analyses et rapports

Les fonctions d’analyse et de reporting permettent aux chefs de projet de visualiser les données sous une forme autre que les gantt charts. Un outil d’analyse robuste peut présenter les mesures de productivité de manière visuelle, ce qui facilite la digestion de l’information. Ce type de données peut être essentiel à la réalisation de pivots à mi-parcours du projet. Si une tâche particulière nécessite des ressources supplémentaires ou si un service particulier avance plus lentement que les autres, des fonctions d’analyse approfondie aideront les GP à corriger la situation ou à en tirer parti.

3. Collaboration

Une fois les projets en cours, le plus grand défi peut être de garder les pièces mobiles connectées. Les outils de collaboration aident à relier les différents services et facilitent l’intégration d’équipes distribuées. Les fonctions de collaboration étendues sont plus courantes dans les logiciels en nuage que dans les solutions sur site.

Partage de documents

Généralement, le courrier électronique est le moyen le plus populaire de partager des documents entre les équipes. Malheureusement, il en résulte souvent une communication redondante, car plusieurs messages sont envoyés sur le même problème. La structure de base du courrier électronique rend également difficile la recherche de documents.

Un logiciel qui permet aux membres de l’équipe de partager des documents peut améliorer la productivité et accroître l’efficacité. De nombreuses plates-formes logicielles permettent aux utilisateurs de télécharger des documents vers des projets ou des tâches spécifiques, ce qui facilite la localisation des ressources.

La profondeur de cette fonctionnalité varie de la simplicité d’un système tel que Google Drive, à des wikis à part entière qui contiennent tous les matériaux pertinents d’un projet. Certains systèmes s’appuient sur des babillards électroniques que les membres de l’équipe peuvent utiliser pour discuter des problèmes en cours ou communiquer des mises à jour.

Les solutions de partage complètes comportent souvent des pistes de vérification qui enregistrent l’historique de chaque tâche et de chaque projet. Les pistes de vérification permettent aux gestionnaires de projet de suivre l’avancement des tâches et d’examiner les défis que les membres de l’équipe peuvent rencontrer.

Messagerie interne

Les fonctions autochtones de messagerie et de réunion renforcent les communications entre les membres de l’équipe. Ces fonctionnalités existent en versions autonomes, mais peuvent également être trouvées dans des plates-formes complètes ou tout-en-un de gestion de projet.

4. IT project management

IT projects often require a unique set of best practices and tools to move from one step to the next and provide the right visibility for the people involved. To this end, many development, support and quality assurance teams use dedicated IT project management software. Compared to traditional project management tools, IT project management software generally places more emphasis on Agile methodologies and a set of features that are more specifically designed for developers and product managers:

Suivi des bogues : Capturez, enregistrez et surveillez l’état des bogues dans un projet de développement logiciel, qu’il s’agisse d’un logiciel à usage interne, d’un système orienté client ou d’un logiciel vendu comme un produit.

  • Suivi des bogues : Capturez, enregistrez et surveillez l’état des bogues dans un projet de développement logiciel, qu’il s’agisse d’un logiciel à usage interne, d’un système orienté client ou d’un logiciel vendu comme un produit.
  • Cartes routières des produits : Les chefs de projet agiles peuvent créer des feuilles de route qui aident leur équipe à avoir une vue d’ensemble et à travailler vers un ensemble commun d’objectifs.
  • Les arriérés et les histoires : Créez des tâches sous forme de ” témoignages d’utilisateurs ” liés à une caractéristique ou à un problème spécifique ; les membres de l’équipe tirent les témoignages de l’arriéré un à la fois pour optimiser les travaux en cours et améliorer la qualité.
  • Hébergement Subversion/Git : Gérer le code directement à l’intérieur de la plate-forme, au lieu d’utiliser un référentiel externe.

Choisir un logiciel de gestion de projet

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